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COVID-19: Virtuelle Gesellschafterversammlungen

30.04.2020 - Lesezeit: 3 Minuten

AutorIn

Elisa Maria Kaplenig

Rechtsanwältin

Seit dem 2. COVID-19-Gesetz (BGBl I Nr 16/2020) können zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von Kapitalgesellschaften und weiteren Gesellschaftsformen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden.

Die Bundesministerin für Justiz hat nunmehr eine Verordnung zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer und von Beschlussfassungen auf andere Weise kundgemacht (BGBl I Nr 24/2020). Auf welche Besonderheiten bei der Durchführung einer virtuellen Gesellschafterversammlung und bei Beschlussfassungen im Zuge einer solchen zu achten ist, wird in diesem Artikel kurz aufgezeigt.

Nach dem erläuternden Erlass der Bundesministerin für Justiz (GZ 2020-0.223.429), bezieht sich die Verordnung auf alle in § 1 Abs 1 Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) angeführten Rechtsformen. Demnach können zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft, einer Personengesellschaft, einer Genossenschaft, einer Privatstiftung, eines Vereins, eines Versicherungsvereins auf Gegenseitigkeit, eines kleinen Versicherungsvereins oder einer Sparkasse auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden. Eine analoge Anwendung der Verordnung auf gesellschaftsähnliche Rechtsträger (wie zum Beispiel die Justizbetreuungsagentur) ist ebenfalls möglich.

Zweck der Verordnung ist es, das physische Zusammentreffen der Teilnehmer von Versammlungen aller Art zu vermeiden. Dabei umfasst der Begriff „Versammlungen“ neben groß angesetzten Generalversammlungen oder Hauptversammlungen auch kleinere Foren, wie etwa Sitzungen des Aufsichtsrats. Auch fallen nicht nur gesetzlich geregelte Versammlungen unter das Begriffsverständnis, sondern auch solche, die sich aus Gesellschaftsverträgen oder Geschäftsordnungen ergeben.

Personen, die normalerweise physisch bei diesen Versammlungen anwesend sind, können nunmehr dezentral teilnehmen. Neben den Aktionären einer Aktiengesellschaft betrifft dies auch die Mitglieder des Vorstands und Aufsichtsrats, die an der Hauptversammlung virtuell teilnehmen können.

Soweit die Mitwirkung eines Notars erforderlich ist, wurde vom Gesetzgeber mit dem 4. COVID-19-Gesetz die Möglichkeit geschaffen, notarielle Beurkundungen ohne physische Anwesenheit vorzunehmen.

Die Verordnung regelt lediglich die sich aus der Einberufung und Durchführung einer virtuellen Versammlung ergebenden Besonderheiten. Daneben sind weiterhin die gesetzlichen und gesellschaftsrechtlichen Regelungen einzuhalten. Im Falle eines Widerspruchs geht die Verordnung jedoch – als lex specialis – vor. Damit werden bereits bisher bestehende Möglichkeiten eine Versammlung ohne Anwesenheit der Teilnehmer abzuhalten (etwa die Durchführung einer Aufsichtsratssitzung mittels Videokonferenz) oder Abstimmungen auf sonstige Weise durchzuführen (etwa durch Umlaufbeschluss) nicht eingeschränkt.

Im Sinne der Verordnung wird unter einer virtuellen Versammlung, eine Art Videokonferenz verstanden, bei der sich alle Teilnehmer zu Wort melden und ihre Stimmen abgeben können. Verfügen Teilnehmer nicht über die technischen Voraussetzungen einer solchen Zweiweg-Bild- und Tonverbindung in Echtzeit, wird eine rein akustische Verbindung – zu denken etwa an deine Telefonverbindung – als ausreichend erachtet. Bloß akustisch dürfen jedoch nur maximal die Hälfte der Teilnehmer zugeschalten werden. Auch diese Teilnehmer sind jedoch bei der Feststellung eines Präsensquorums mitzuzählen.

Die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme sowie allfällig organisatorische Voraussetzungen – etwa eine vorherige Anmeldung – sind bereits bei Einberufung einer virtuellen Versammlung im Detail anzugeben.

Wie ist hinsichtlich der Überprüfung der Identität der Teilnehmer vorzugehen? Eine Überprüfung der Identität eines Teilnehmers ist nur erforderlich, wenn ein Anlass zum Zweifel an der wahren Identität besteht. Die Identität kann beispielsweise durch Halten eines Lichtbildausweises vor die Kamera festgestellt werden.

Treten technische Probleme beim Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel auf, ist die Gesellschaft nur insoweit verantwortlich, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV). Davon betroffen sind neben schadenersatzrechtlichen Ansprüchen gegen die Gesellschaft auch das gültige Zustandekommen von Beschlüssen. Bei Verbindungsproblemen in einem kleineren Teilnehmerkreis ist die virtuelle Versammlung zu unterbrechen, um den betroffenen Teilnehmern einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen.

Sonderbestimmungen für die Hauptversammlung von Aktiengesellschaften

Hauptversammlungen einer Aktiengesellschaft zeichnen sich üblicherweise durch die große Teilnehmeranzahl aus. Herkömmliche Videokonferenzen sind daher für die Durchführung von Hauptversammlungen wenig geeignet.

Es ist für die virtuelle Durchführung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft ausreichend, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit besteht, wobei der einzelne Aktionär dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann, aber auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen (§ 3 Abs 1 COVID-19-GesV).

Um dem Auskunfts- und Antragsrecht der Aktionäre dennoch gerecht zu werden, muss in einem bestimmten Zeitfenster während der Versammlung die Möglichkeit bestehen, schriftliche Fragen und Anträge elektronisch an die Gesellschaft zu übermitteln. Diese sind vom Vorsitzenden zu verlesen. Spezielle Abstimmungssoftware kann für die Abstimmungen eingesetzt werden.

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann – auch ohne satzungsrechtliche Grundlage – eine öffentliche Übertragung der Hauptversammlung bei einer börsenotierten Gesellschaft (§ 102 Abs 4 AktG) und/oder eine Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) erfolgen. Aufgrund der gesetzlichen Grundlage bestehen dagegen keine datenschutzrechtlichen Bedenken.

Sofern die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung in der Einberufung nur angekündigt wurde, ist es ausreichend, wenn die näheren Informationen über die virtuelle Durchführung ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung bereitgestellt werden und dies in der Einberufung angekündigt wird (§ 108 Abs 3 bis 5 AktG).

Für börsenotierte Aktiengesellschaften, Gesellschaften, deren Aktien über ein multilaterales Handelssystem (MTF) gehandelt werden oder Gesellschaft mit mehr als 50 Aktionären wurde vorgesehen, dass die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann. Als besondere Stimmrechtsvertreter hat die Gesellschaft zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen vorzuschlagen, von denen zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen (§ 3 Abs 4 COVID-19-GesV). Aktionäre müssen daher für die Teilnahme an der Hauptversammlung einen dieser Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Die Kosten der besonderen Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft.

Aktionären muss während der virtuellen Versammlung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt die Möglichkeit eingeräumt werden, mit dem Stimmrechtsvertretern in Kontakt treten zu können (etwa um Instruktionen abzuändern oder um Fragen zu übermitteln). Das Auskunftsrecht muss von den Aktionären selbst ausgeübt werden können.

Kommt es zu einer Kommunikationsstörung, ist die Anfechtung eines Beschlusses nur insofern möglich, als die Gesellschaft ein Verschulden an der Störung trifft (§ 102 Abs 5 zweiter Satz AktG).

Diese Bestimmungen zur Durchführung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft gelten sinngemäß auch für Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (§ 3 Abs 5 COVID-19-GesV).

Hat eine Aktiengesellschaft die Einberufung ihrer Hauptversammlung bereits vor Kundmachung der Verordnung veröffentlicht, ist es ausreichend, wenn spezifische organisatorische und technische Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erst ab dem 14. Tag vor der Hauptversammlung bekannt gemacht werden (§ 5 Abs 2 COVID-19-GesV). Sofern die Informationen nicht auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, sind den Aktionären die Informationen ohne entsprechendes Verlangen etwa mittels eingeschriebenen Brief oder per E-Mail zu übersenden.

Sonderbestimmungen für die Generalversammlung der Genossenschaft und des Vereins

Ebenso wie bei der Aktiengesellschaft verfügen Genossenschaften und Vereine über eine sehr große Mitgliederanzahl. Daher wurde parallel zu den Regelungen für Aktiengesellschaften auch für Genossenschaften und Vereine eine Möglichkeit der virtuellen Durchführung einer Generalversammlung geschaffen.

In Fällen in denen eine virtuelle Durchführung der Generalversammlung nicht möglich oder zweckmäßig ist, kann vom Vorstand die Durchführung einer schriftlichen Abstimmung bestimmter Beschlussgegenstände angeordnet werden, auch ohne dass dies in der Satzung vorgesehen ist (§ 4 Abs 2 COVID-19-GesV).

Eine schriftliche Abstimmung ist im Sinne der für die Einladung zur Generalversammlung geltenden Vorschriften anzukündigen. Beschlussanträge sind bekanntzumachen und den Mitgliedern ist bis zu 72 Stunden vor Abstimmung die Möglichkeit zu geben Stellung zu nehmen und schriftlich Fragen zu stellen. Die Antworten samt der Fragen sowie Stellungnahmen der Mitglieder sind ebenfalls bekanntzumachen (§ 4 Abs 3 COVID-19-GesV).

Den Mitgliedern ist für die eigentliche Abstimmung zusammen mit der Ankündigung ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten der Genossenschaft oder des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.

Unter der Voraussetzung, dass die Identität der Mitglieder zweifelfrei festgestellt werden kann, können schriftliche Stellungnahmen, Fragen und die schriftliche Stimmabgabe auch in elektronischer Form erfolgen (§ 4 Abs 5 COVID-19-GesV).

Inkrafttreten

Die Verordnung tritt rückwirkend mit 22.3.2020 in Kraft und ist bis 31.12.2020 in Geltung.

Update –Verschiebung der Mitgliederversammlung eines Vereins

Vereine haben zumindest alle 5 Jahre eine Mitgliederversammlung abzuhalten (§ 5 Abs 2 erster Satz VerG). Mit dem 8. COVID-19-Gesetz, welches am 28.4.2020 im Nationalrat beschlossen wurde, kann nunmehr davon abweichend die Mitgliederversammlung eines Vereins bis zum Jahresende 2021 verschoben werden. Diese Möglichkeit besteht für jene Versammlungen, an denen mehr als 50 Personen teilnahmeberechtigt sind.

Die Entscheidung, die Mitgliederversammlung zu verschieben oder eine virtuelle Mitgliederversammlung durchzuführen, liegt im Ermessen des Leitungsorgans des jeweilig betroffenen Vereins.

Davon unberührt bleibt die Möglichkeit dringende Fragen bereits vor der verschobenen Präsenzversammlung im Wege einer schriftlichen Abstimmung gemäß § 4 Abs 2 bis 6 der Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung (BGBl II Nr 140/2020) zu klären.

Das Recht, von mindestens einem Zehntel der Mitglieder die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu verlangen, ist von den Änderungen nicht betroffen. Diesfalls wird wohl eine virtuelle Mitgliederversammlung gemäß § 4 Abs 1 COVID-19-GesV durchzuführen sein.

Diese Ergänzungen des Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetzes treten rückwirkend mit 22.3.2020 in Kraft. Die ergänzten Bestimmungen über die Verschiebung der Mitgliederversammlung eines Vereins treten erst mit Ablauf des 31.12.2021 außer Kraft.

AutorIn

Elisa Maria Kaplenig

Rechtsanwältin