Die Errichtung einer öffentlichen Urkunde setzt grundsätzlich das persönliche Erscheinen der Partei vor der jeweiligen öffentlichen Urkundsperson (Notar, Gericht) voraus.

Zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 ist es derzeit notwendig, persönliche Kontakte zwischen Menschen auf das Notwendigste zu reduzieren. Hierzu hat die Regierung aufgrund der COVID-19-Pandemie auch Versammlungsverbote für mehr als fünf Personen (www.sozialministerium.at) ausgerufen.

Dies ändert aber nichts am Bedarf an notariellen Leistungen gerade auch im Bereich der Errichtung öffentlicher Urkunden (einschließlich der Vornahme von Beglaubigungen).

Das 4. COVID-19-Gesetz unterstützt für den Bereich der Notarsleistungen die Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 durch die Einführung der Möglichkeit der Vornahme digitaler notarieller Beurkundungen.

Digitale GmbH-Gründung

Bereits vor Ausbrechen der COVID-19-Krise wurde aufgrund der zwischenzeitig zur Verfügung stehenden, ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistenden technischen Möglichkeiten mit dem Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz – ENG, BGBl. I Nr. 71/2018, in Verbindung mit der Novellierung des GmbHG bereits Mitte 2019 die Möglichkeit geschaffen, die zur GmbH Gründung benötigten Dokumente ausschließlich durch digitale Verbindung zum Notar zu unterfertigen.

Gemäß § 3 GmbHG ist der Abschluss des Gesellschaftsvertrages notwendige Voraussetzung, damit die Gesellschaft ins Firmenbuch eingetragen werden kann. Die Gründungsdokumente der GmbH bedürfen zwingend der Form des Notariatsaktes. Durch diese Formvorschrift soll gewährleistet werden, dass die Gesellschafter aufgrund der Beratungs- und Belehrungspflicht des Notars geschützt werden.  

Seit Inkrafttreten des ENG kann der Notariatsakt nunmehr gemäß § 69b NO auch elektronisch unter Nutzung einer elektronischen (Tele-)Kommunikationsmöglichkeit erfolgen (qualifizierte Videokonferenz). § 69b Abs 2 NO regelt die notwendigen besonderen Maßnahmen zur Sicherstellung der verlässlichen Prüfung und Feststellung der Identität der physisch nicht anwesenden Parteien. Die Prüfung und Feststellung der Identität dieser Parteien kann erfolgen:

(i) anhand eines amtlichen Lichtbildausweises im Rahmen eines videogestützten elektronischen Verfahrens; oder

(ii) durch ein gesetzlich vorgesehenes Verfahren, mit dem gesichert dieselbe Information wie mit der Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises zur Verfügung gestellt wird (elektronischer Ausweis, wobei dieser noch in Vorbereitung ist).

Vorgesehen ist, dass die Parteien bei der Aufnahme des Notariatsakts ununterbrochen mit dem Notar und den anderen Parteien unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit verbunden sein müssen. Kommt es zu einer vorübergehenden Unterbrechung der Verbindung, so hat der Notar mit der Errichtung des Notariatsakts zu warten und erst dann fortzufahren, wenn die Verbindung wieder vollständig hergestellt ist.

Auch an die Unterschriftsbeglaubigungen, die in Zusammenhang mit der Gründung einer GmbH zu leisten sind (Musterfirmazeichnung(en), Beschlüsse der Gesellschafter, Anmeldung zum Firmenbuch, Vollmachten etc.) ist gedacht: Auch diese können digital via sicherer Videoverbindung geleistet werden. Im ENG wird daher für solche (Sonder-)Fälle einer erforderlichen Beglaubigung einer händischen Unterschrift (oder einer elektronischen Signatur) gleichfalls die Möglichkeit vorgesehen, dass die Beurkundung der Echtheit der Unterschrift (oder der elektronischen Signatur) durch den Notar ausnahmsweise auch im Fall einer nicht anwesenden Partei erfolgen kann.

Ausweitung der Vorschriften für die digitale GmbH Gründung auf sämtliche notariellen Urkunden

Diese ursprünglich ausschließlich für die GmbH-Gründung geschaffene Möglichkeit wird nunmehr mit dem 4. COVID-19-Gesetz zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 bis zum 31. Dezember 2020 mit dem neu in der Notariatsordnung eingefügten § 90a auf alle für die Errichtung von notariellen Urkunden (Notariatsakte, notarielle Protokolle und Beurkundungen) erforderlichen notariellen Amtshandlungen ausgeweitet, soweit ein Rechtsgeschäft, eine Erklärung oder eine rechtserhebliche Tatsache zur Wirksamkeit der Form eines Notariatsakts oder einer sonstigen öffentlichen Urkunde bedarf.

Umfasst sind davon alle notariellen Urkunden unabhängig von der ursprünglichen Form ihrer Errichtung, sodass diese Möglichkeit beispielsweise auch für eine schon in Papierform vorliegende und von einer Partei bereits handschriftlich unterfertigte Urkunde zur Verfügung steht, die von der anderen Partei – nach Schaffung der Voraussetzungen für ihre elektronische Verfügbarkeit unter Nutzung des Urkundenarchivs des österreichischen Notariats – in der Folge elektronisch signiert und dies vom Notar beglaubigt werden soll.

Umfasst ist auch der Bereich der Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift oder elektronischen Signatur einer nicht physisch anwesenden Partei, in sinngemäßer Entsprechung der Beglaubigungen von für die Gründung einer GmbH benötigten Dokumenten (§ 79 Abs 9 NO). Demgemäß gilt auch hier, dass der Notar mit der Partei vor und während ihrer Unterschrifts- oder Signaturleistung unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung ununterbrochen und solange verbunden sein muss, dass von ihm der Vorgang der Anbringung der händischen Unterschrift oder der elektronischen Signatur eindeutig und lückenlos mitverfolgt werden kann.

Die neuen Regelungen gelten bis 31.12.2020 für alle Dokumente, für die bisher die physische Anwesenheit vor einem Notar notwendig war. Für die Umsetzung und Durchführbarkeit der neuen Regelungen fehlen jedoch noch entsprechende Regelungen zur Vorgehensweise.

Es gibt Bereiche, wo die elektronische Errichtung von notariellen Urkunden nicht möglich ist. Dies betrifft zum Beispiel letztwillige Verfügungen, weil die Regelungen der § 67 NO und § 70 NO sowie § 4 Abs 2 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz nicht geändert wurden.